Bạn sẽ luôn đứng trước hai sự lựa chọn mỗi khi muốn tổ chức một sự kiện nào đó:
- Công ty/ doanh nghiệp/ bản thân mình nên tự lên kế hoạch và tổ chức sự kiện
- Lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thực hiện các yêu cầu của mình
Vì việc tổ chức một sự kiện thường khá phức tạp và rắc rối, vì vậy lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện là một điều không hề xa lạ. Các công ty tổ chức sự kiện thường sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn và họ sẽ có kinh nghiệm để khiến cho sự kiện của bạn trở nên có tổ chức, thu hút, ấn tượng hơn và hơn hết, sự kiện sẽ có cơ hội thành công cao hơn trong trường hợp bạn chưa có hoặc có ít kinh nghiệm tổ chức sự kiện.
Nhưng rồi rắc rối lại xảy ra khi bạn phải đứng trước sự chọn lựa công ty tổ chức sự kiện khi mà có hàng trăm các công ty/ đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài kia. Việc chọn công ty nào uy tín nhất, tốt nhất? Công ty nào phù hợp với điều kiện, “túi tiền” của bạn nhất? Dưới đây là một vài lưu ý mà tổ chức sự kiện Viettimes muốn chia sẻ cho bạn.
Biết bản thân cần gì
Trước khi liên hệ với công ty tổ chức sự kiện, hãy tạo một danh sách chính xác những yêu cầu bạn cần. Đừng miêu tả quá dài dòng, rắc rối. Hãy liệt kê thật cụ thể, ngắn gọn những gì bạn muốn ra nhé! Không có gì lạ khi bạn đưa ra yêu cầu và đặt các câu hỏi còn thắc mắc cho sự kiện của mình cả.
Người quản lý sự kiện thường là những người rất giỏi giao tiếp và các kỹ năng xã hội, vì vậy hãy tận dụng cơ hội này và trò chuyện với người đại diện của công ty tổ chức sự kiện mọi thứ về sự kiện của bạn và xem xét các tư vấn của họ vì những ý tưởng mới sẽ đến. Đừng quên nói rõ loại hình sự kiện bạn muốn cho công ty tổ chức sự kiện để họ có thể tư vấn tốt nhất.
“Check” lý lịch công ty
Nếu như bạn không muốn sự kiện của mình thành một mớ hỗn độn khi sự kiện diễn ra và cả những rắc rối sau sự kiện thì đừng quên kiểm tra kỹ lý lịch của các công ty tổ chức sự kiện nhé!
Nếu chọn một công ty nhỏ, mới, chưa có tiếng tăm thì hãy kiểm tra kỹ tính hợp pháp của giấy tờ, hợp đồng ký kết và thậm chí là cả sự tồn tại của văn phòng nữa. Bạn chắc chắn sẽ không muốn gặp rắc rối về các chi phí phát sinh bị đội lên hay là không thể liên lạc được với công ty đó phải không?
Kinh nghiệm và ngân sách
Kinh nghiệm cùng với giá cả sẽ đóng vai trò quyết định giúp cho bạn lựa chọn ra công ty tổ chức sự kiện tốt nhất. Một công ty với nhiều kinh nghiệm trong nghề, thực hiện thành công nhiều sự kiện chính là bảo chứng tốt nhất. Bạn có thể tìm kiếm các thông tin, hình ảnh và cả video các sự kiện mà công ty đã thực hiện. Việc trình bày chuyên nghiệp cũng có thể là một trong số tiêu chí đánh giá công ty đó.
Ngân sách đóng một trong những vai trò quan trọng trong khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện. Nếu như có ngân sách eo hẹp, hãy đảm bảo rằng những thứ cần thiết cho sự kiện cần có đầy đủ và cắt giảm một số chi phí không quá cần thiết khác (hoặc bạn cũng có thể tận dụng những gì sẵn có của mình).