Hiện nay, ngành tổ chức sự kiện không còn xa lạ đối với mọi người. Nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng cao vì vậy ngành nghề này càng được mở rộng và phát triển. Vậy “tổ chức sự kiện” là gì?
Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “sự kiện” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng nhận thức được.
Có rất nhiều các loại hình sự kiện khác nhau và ngày càng trở nên đa dạng, nhưng ta có thể dễ dàng thấy như: Sự kiện mang tính Nhà nước (Government Event), Sự kiện cộng đồng, sự kiện phi lợi nhuận (Community, Non-profit Events), Sự kiện nội bộ công ty (Corporate Events), Sự kiện hướng đến khách hàng (Consumer Events) và Sự kiện cá nhân (Personal Events),…
Với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.
Trước sự kiện:
- Nghiên cứu thương hiệu để xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới.
- Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện.
- Đề ra ý tưởng cho sự kiện.
- Lập kế hoạch triển khai và dự trù kinh phí.
- Chuẩn bị logistic, nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để thực hiện chương trình.
- Chuẩn bị các phương án dự phòng.
Trong sự kiện:
- Tổ chức sự kiện theo kế hoạch đã lập ra.
Sau sự kiện:
- Tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó.
Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.
Công việc của ngành tổ chức sự kiện rất nhiều. Do vậy chúng sẽ được phân chia thành nhiều công việc ở từng vị trí khác nhau: Đạo diễn sự kiện, Điều phối viên sự kiện (chạy sự kiện), Nhân viên kinh doanh sự kiện (sale event), Thiết kế đồ họa 2D. Thiết kế đồ họa 3D, Helper sự kiện, Người phụ trách âm thanh ánh sáng , Content/ copywriter.
Ở tổ chức sự kiện Viettimes, các vị trí luôn phối hợp nhịp nhàng với nhau để có thể hoàn thành sự kiện một cách trơn tru, mượt mà nhất. Với kinh nghiệm trên 20 năm, tổ chức các loại hình sự kiện khác nhau, đội ngũ nhân viên tại Viettimes tự hào với trình độ chuyên môn, sự sáng tạo, năng động của mình và sẽ luôn làm hài lòng các khách hàng.