Về cơ bản, cách thức tổ chức một sự kiện âm nhạc cũng giống các sự kiện khác, tuy nhiên với đặc thù về quy mô, mục đích,… các sự kiện âm nhạc cần một kịch bản chi tiết, tỉ mỉ và phù hợp. Do đó, khi có ý định tổ chức một sự kiện âm nhạc, những người làm sự kiện cần phải lưu ý một số vấn đề để đảm bảo sự kiện thành công và được công chúng đón nhận nhiệt liệt.
Ý tưởng và kịch bản sự kiện
Âm nhạc cũng có nhiều loại khác nhau như nhạc dân gian, nhạc thính phòng, nhạc điện tử, hòa tấu, trữ tình,… Vì vậy khi tổ chức một lễ hội âm nhạc trước hết cần xác định các loại hình âm nhạc sẽ dùng trong sự kiện, tùy vào tính chất và mục đích của sự kiện mà hình thành các concept và xây dựng kịch bản chương trình phù hợp.
Địa điểm tổ chức sự kiện
Một lễ hội âm nhạc thường cần một không gian mở rộng lớn, thoáng đãng để khán giả có thể thoải mái hòa mình vào âm nhạc nên cần lưu ý lựa chọn địa điểm cho phù hợp với quy mô của từng sự kiện. Các lễ hội âm nhạc thường được tổ chức tại các sân vận động, quảng trường, các bãi đất trống, công viên,…
Các quy định đối với khán giả tham dự
Tùy vào tính chất của mỗi sự kiện mà có những quy định khác nhau đối với khán giả tham gia. Có một số lễ hội âm nhạc sẽ quy định về độ tuổi, dresscode hay concept trang phục, phụ kiện, đồ dùng,… Đây cũng là một trong những ý tưởng tuyệt vời để tạo ra sự mới lạ cho sự kiện.
Hoạt động diễn ra trong sự kiện
Hoạt động chính của các lễ hội âm nhạc tất nhiên vẫn là các tiết mục biểu diễn âm nhạc dưới nhiều hình thức. Bên cạnh đó, để tạo khoảng nghỉ và gia tăng sự tương tác với người xem, một số lễ hội có thể thêm vào vài hoạt động phụ như giao lưu với khán giả,… Các hoạt động đan xen này đa phần đều liên quan đến âm nhạc và chủ đề của lễ hội.
Hệ thống âm thanh, ánh sáng
Với một lễ hội âm nhạc thì hệ thống âm thanh ánh sáng là một yếu tố vô cùng quan trọng quyết định sự thành công của lễ hội. Để tạo nên sự kiện hoàn hảo cần có sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa âm thanh và ánh sáng, đồng thời cần đảm bảo chất lượng cơ sở vật chất phục vụ cho các sự kiện này là cao nhất, hiện đại nhất.
Các phương án dự phòng và đảm bảo an ninh, trật tự cho sự kiện
Các sự kiện âm nhạc thường tập trung số lượng lớn người tham dự, đặc biệt là các lễ hội có quy mô lớn nên việc xảy ra một vài tình huống không mong muốn là không thể tránh khỏi. Vì vậy, các đơn vị tổ chức sự kiện cần có các phương án dự phòng để giải quyết các sự cố phát sinh một cách nhanh chóng và kịp thời. Ngoài ra, an ninh trật tự cũng là một vấn đề cần chú trọng trong các lễ hội âm nhạc, để đảm bảo cho khán giả được tận hưởng lễ hội một cách thoải mái nhất.
Để tổ chức một sự kiện âm nhạc thành công cần chú trọng đến từng giai đoạn, đó cũng là lý do tổ chức sự kiện Viettimes luôn cẩn thận và tỉ mỉ trong từng chi tiết, từ khâu chuẩn bị cho đến khâu tổ chức, đảm bảo cho các sự kiện âm nhạc được diễn ra một cách hoàn hảo nhất, giúp khán giả có không gian thoải mái để tận hưởng âm nhạc.